Der Spendenempfänger ist verpflichtet auf Grundlage der ihm bekannt gegebenen Identifikationsdaten für den Spender das verschlüsselte bereichsspezifische Personenkennzeichen für Steuern und Abgaben (vbPK SA) nach dem E-Government-Gesetz zu ermitteln (www.stammzahlenregister.gv.at) und dieses dem Finanzamt im Wege von Finanzonline mit dem Gesamtbetrag der im Kalenderjahr von der jeweiligen Person geleisteten Beträge bis Ende Februar des Folgejahres zu übermitteln. Die Übermittlung kann mittels Web-Service, File-Upload oder online über ein Webformular in Finanzonline erfolgen. Der Zuwendende hat jedoch die Möglichkeit, dem Spendenempfänger die Datenübermittlung an die Finanzverwaltung zu untersagen; in diesem Fall kommt eine Berücksichtigung als Sonderausgabe dann nicht in Betracht.

Für Vereine bedeutet dies, dass bei Spendenzuwendungen ab dem 01.01.2017 von jedem Spender, der die Spenden als Sonderausgaben absetzen will (Diese Regel gilt nicht für Betriebsausgaben von Unternehmern), folgende Daten zu erheben sind:

• Vor- und Zuname (auf die genaue Schreibweise des Namens laut Meldezettel ist zu achten, da für die vbPK SA Vergabe die Daten mit dem Meldezettel verglichen werden)
• Geburtsdatum Sind die gesetzlich vorgesehenen Identifikationsdaten schon vor dem 1.1.2017 bekannt, ist die betroffene Person bis 30.11.2017 über die Datenübermittlung zu informieren. Der Zuwendende kann sich innerhalb einer Frist von zumindest 4 Wochen gegen die Datenübermittlung aussprechen.

Bei vorgedruckten Zahlungsanweisungen für Spenden, Einziehungsanweisungen und auf Webformularen ist es empfehlenswert die benötigten abzufragenden Daten in der Vorlage mitanzudrucken. Im FinanzOnline müssen folgende Daten bis spätestens 28.02. des Folgejahres erfasst werden:

• Vorname,
• Zuname,
• Geburtsdatum,
• Spendengesamtbetrag,
• Jahr der Zahlung.

Die Möglichkeit der Ausstellung einer Spendenbestätigung ist mit Wirksamkeit ab 1.1.2017 für inländische spendenbegünstigte Empfänger nicht mehr gegeben. Die Berücksichtigung beim Spender ist grundsätzlich nur noch möglich, wenn diese Spende durch den Spendenempfänger ordnungsgemäß gemeldet wurde und die Spende in FinanzOnline beim Spender aufscheint. Unterlaufen im Übermittlungsprozess Fehler oder unterbleibt die Übermittlung, hat die Fehlerkorrektur immer beim Spendenempfänger zu erfolgen (Fehlerkorrektur an der Wurzel). Wenn die Übermittlung trotzdem nicht erfolgt / berichtigt wird, kann der Steuerpflichtige die Sonderausgabe beim Finanzamt glaubhaft machen. Werden die Übermittlungspflichten gänzlich unterlassen – also in Bezug auf alle Personen, die Beiträge oder Zuwendungen geleistet haben – wird die Organisation zunächst von der Finanzverwaltung aufgefordert, das nachzuholen. Unterbleibt dies, wird für eine in der Liste eingetragene Organisation der Begünstigungsbescheid widerrufen und damit die Geltungsdauer der Spendenbegünstigung der Körperschaft mit dem Widerrufsdatum begrenzt. Das heißt, die Organisation verliert ab diesem Zeitpunkt ihren Status als begünstigte Organisation. Für begünstige Empfänger, die nicht in der BMF – Liste geführt sind (z. B. Museen oder freiwillige Feuerwehren), ist für die gänzliche Nichterfüllung der Umsetzungsverpflichtung jedenfalls ein Zuschlag zur Körperschaftsteuer in Höhe von 20 % der zugewendeten Beträge vorgesehen. Allfällige technische Fehler sind zu beheben, sollen aber keine derartigen Rechtsfolgen auslösen. Die Spenden sind dann ab März 2018 für 2017 durch die Spender über Finanzonline einzeln einsehbar. Jedenfalls ist in 2017 ein FinanzOnline – Zugang beim Finanzamt zu beantragen, damit die Daten Anfang 2018 für 2017 übermittelt werden können.